M365 Backup und Recovery Starter – 5 Tage

Warum ein M365 Backup sinnvoll ist

Microsoft 365 ist sehr zuverlässig, aber Verfügbarkeit ist nicht dasselbe wie Backup. In der Praxis entstehen Datenverluste oft nicht durch „Microsoft ist down“, sondern durch Alltagsszenarien:

• Versehentlich gelöscht: Datei/Ordner/Mail weg und niemand merkt es sofort.

• Ransomware oder Manipulation: Inhalte werden verschlüsselt oder still verändert (z. B. in OneDrive/SharePoint).

• Fehlkonfigurationen: Regeln, Berechtigungen oder Policies verursachen unerwünschte Löschungen/Überschreibungen.

• Admin-/Benutzerfehler: falsches Konto gelöscht, falsche Migration, falsches Sync-Verhalten.

• Austritte/Übergaben: Daten müssen sauber gesichert und nachvollziehbar übergeben werden.

• Audit/Compliance: ihr müsst bestimmte Inhalte länger vorhalten oder schnell nachweisen können.

Ein dediziertes Backup ist eure Versicherung, um Daten gezielt und verlässlich wiederherzustellen, ohne Notfall Improvisation.

Backup vs. Retention: Was ist der Unterschied?

Das wird oft verwechselt und ist entscheidend:

Retention (Aufbewahrung) in Microsoft 365

• dient häufig Compliance Zielen

• sorgt dafür, dass Inhalte nicht vor Ablauf einer Frist verschwinden

• ist nicht automatisch ein „einfacher Restore“ für alle Szenarien

Backup (Datensicherung)

• ist eine separate Sicherung eurer Daten

• ermöglicht gezielte Wiederherstellung (Restore) auf Objekt-Ebene

• hilft besonders bei „zu spät bemerkt“, großflächigen Änderungen oder Wiederherstellungsdruck

In unserem Starter klären wir, was ihr wirklich braucht und wie es pragmatisch umgesetzt wird.

Was wir im Starter-Paket konkret umsetzen (Leistungsumfang)

Analyse eurer Anforderungen

Wir klären gemeinsam:

• Welche Daten sind geschäftskritisch? (z. B. Kundenprojekte, Angebote, HR, Verträge)

• Welche Workloads müssen gesichert werden? (Mail, SharePoint, OneDrive, Teams)

• Welche Aufbewahrungszeiten sind sinnvoll/erforderlich?

• Wer darf restores durchführen? (Rollen & Verantwortlichkeiten)

• Welche Wiederherstellungsziele sind realistisch? (wie schnell/wie granular)

Backup Lösung einbinden oder vorhandenes Setup prüfen

• Wenn ihr schon ein Backup habt: wir prüfen Scope, Konfiguration, Restore Fähigkeit und Lücken.

• Wenn ihr noch keins habt: wir richten ein passendes Basissetup ein (im Rahmen des Starter Projekts).

Wichtig: Wir arbeiten lösungsorientiert und dokumentieren transparent, welche Datenbereiche wie abgedeckt sind.

Basis-Konfiguration

Typische Inhalte:

• Auswahl/Definition der zu sichernden Bereiche (Workloads)

• Backup-Policies (Aufbewahrungsdauer, Häufigkeit,  je nach Lösung)

• Rollen-/Rechtekonzept (wer darf was wiederherstellen)

• Benachrichtigungen/Monitoring Grundlagen (damit Fehler sichtbar werden)

Recovery-Test

Wir führen mindestens einen echten Restore Test durch, z. B.:

• Wiederherstellung einer E-Mail oder eines Mail-Ordners

• Restore eines SharePoint Dokuments oder einer Bibliothek

• Restore eines OneDrive Ordners

• je nach Lösung: Wiederherstellung rund um Teams Daten (oft indirekt über SharePoint/Exchange)

Ziel: Nicht „Backup vorhanden“, sondern Recovery nachweislich möglich.

Welche M365-Daten gesichert werden 

Je nach Lösung und definiertem Scope sichern wir eure Daten direkt aus Microsoft 365. Typischerweise in diesen Bereichen:

Exchange Online (E-Mail)

• Postfächer inkl. Ordnerstruktur

• Einzelne E-Mails (Restore auf Nachrichtenebene)

• optional: Shared Mailboxes und Ressourcenpostfächer (z. B. Räume)

SharePoint Online

• Sites und Dokumentenbibliotheken

• Dateien & Ordner

• je nach Tool: Versionen/Änderungshistorie (um ältere Stände wiederherstellen zu können)

OneDrive for Business

• Nutzerdateien inkl. Ordnerstruktur

• Wiederherstellung von einzelnen Dateien/Ordnern oder kompletten Benutzerbereichen (je nach Szenario)

Microsoft Teams

Teams setzt sich aus mehreren M365 Datenquellen zusammen. Je nach Backup Produkt sichern wir z. B.:

• Dateien in Teams-Kanälen (liegen technisch in SharePoint)

• weitere Teams-relevante Inhalte (z. B. Team-/Kanalstruktur, Chats, Besprechungsinhalte),  abhängig vom verwendeten Backup-Tool und dessen Funktionsumfang

In der Abschlussdokumentation halten wir transparent fest, welche M365 Bereiche bei euch konkret gesichert sind, wie lange sie aufbewahrt werden und wie eine Wiederherstellung abläuft.

Recovery in der Praxis: So läuft Wiederherstellung wirklich ab

Backup ist nur dann wertvoll, wenn Recovery klar geregelt ist. Deshalb definieren wir:

• Restore Trigger: Wann wird ein Restore gestartet (und von wem)?

• Freigabeprozess: Wer darf Restores beauftragen/entscheiden?

• Durchführung: Wer führt den Restore technisch aus?

• Validierung: Wie prüfen wir, dass die Daten korrekt wiederhergestellt sind?

• Dokumentation: Wie wird der Vorfall/Restore sauber protokolliert?

Damit habt ihr im Ernstfall einen Ablauf, der funktioniert,  auch wenn die verantwortliche Person gerade nicht verfügbar ist.

Ablauf in 5 Tagen

Tag 1 – Kickoff und Ist Stand

• Ziele, kritische Daten, Verantwortlichkeiten

• vorhandene Konfiguration/Tools prüfen

Tag 2 – Scope und Backup Konzept

• Workloads festlegen (Exchange/SharePoint/OneDrive/Teams)

• Aufbewahrung, Rollen, Recovery Anforderungen definieren

Tag 3–4 – Setup und Konfiguration

• Backup Basis einrichten bzw. optimieren

• Policies, Rechte, Monitoring-Basics

• Restore Tests vorbereiten

Tag 5 – Recovery Test und Übergabe

• Restore Test(s) durchführen und dokumentieren

• Ergebnis Übergabe inkl. Empfehlungen und nächsten Schritten

Nutzen für Unternehmen 

• Weniger Risiko bei Datenverlust durch Fehler, Angriffe oder Chaos

• Schnellere Wiederherstellung statt langer Stillstand/Improvisation

• Klarer Prozess und Verantwortlichkeiten (wer macht was)

• Mehr Sicherheit & Compliance Fähigkeit durch dokumentierte Maßnahmen

• Bessere Planbarkeit bei Offboarding, Projektabschluss, Umstrukturierungen

Preis: was beeinflusst die Kosten?

Ab 2.000 €, abhängig von:

• Anzahl Nutzer und Datenvolumen

• vorhandenes Backup vs. Neueinrichtung

• welche Workloads abgedeckt werden sollen (nur Mail vs. +SharePoint/OneDrive/Teams)

• gewünschte Aufbewahrungsdauer und Anzahl Recovery-Tests

• Komplexität der Umgebung (mehrere Domains/Tenants/Standorte)

Ergebnisse und Dokumentation

Am Ende erhaltet ihr:

• ein funktionierendes M365 Backup Basissetup (je nach Scope/Lösung)

• definierte Policies (Scope, Aufbewahrung, Zuständigkeiten)

• mindestens einen dokumentierten Recovery Test

• klare Übersicht über Abdeckung (was ist gesichert, was nicht)

• Dokumentation, inkl.:

  • Backup Scope & Einstellungen

  • Rollen/Verantwortlichkeiten

  • Schritt für Schritt Restore Anleitung

  • Empfehlungen für Ausbau (z. B. zusätzliche Tests, Reporting, erweiterter Scope)