Copilot für Microsoft 365 Readiness Check – 5 Tage

Was ist der Copilot für Microsoft 365 Readiness Check?

Der Copilot für Microsoft 365 Readiness Check ist ein kompaktes, intensives Assessment eurer Microsoft 365 Umgebung, mit einem klaren Ziel:

Copilot so einzuführen, dass er Mehrwert bringt, ohne eure Organisation in Sachen Sicherheit, Datenschutz oder Datenchaos zu gefährden.

 

Wir schauen uns eure Umgebung ganzheitlich an: Technik, Sicherheit, Daten, Prozesse und Governance. Am Ende wisst ihr:

• wo ihr heute steht

• welche Risiken existieren

• welche Voraussetzungen noch fehlen

• und wie ein sinnvoller Weg zu Copilot aussieht (inkl. Prioritäten)

Warum Vorbereitung vor der Copilot-Einführung so wichtig ist

Copilot ist kein weiteres „Add-on“, sondern greift auf eure produktiven Daten zu: E-Mails, Dateien, Chats, Besprechungsnotizen und mehr.

Ohne Vorbereitung passiert oft:

• Copilot findet Dinge, die Mitarbeitende nie sehen sollten (z. B. alte HR-Ordner, falsch freigegebene Daten, verwaiste Sites).

• Copilot arbeitet mit Datenmüll, veraltete Files, Dubletten, schlecht strukturierte Ablagen.

• Sicherheits- und Compliance-Themen entstehen erst hinterher, wenn schon „etwas passiert“ ist.

• Fachbereiche sind verunsichert, ob Copilot „zu viel weiß“.

Mit einem Readiness Check stellt ihr sicher, dass:

• ihr Copilot gezielt und kontrolliert einführt

• Geschäftsführung, IT, Datenschutz/Compliance und Fachbereiche eine saubere Entscheidungsgrundlage haben

• ihr früh Quick Wins identifizieren könnt und keinen Blindflug startet

Was wir technisch prüfen (Lizenzen, Mandant, Netzwerk, Identity)

Wir starten mit der technischen Basis rund um Copilot für Microsoft 365:

• Lizenzen & Pläne
  – Welche Lizenzmodelle sind vorhanden?
  – Wo sind Lücken oder Unklarheiten?

• Mandantenkonfiguration (Tenant)
  – Grundstruktur eurer Microsoft 365 Umgebung
  – Tenant-Einstellungen, Mandanten-Grenzen, Tenant-spezifische Besonderheiten

• Identity & Sign-In
  – Entra ID / Azure AD Setup
  – Authentifizierung, SSO, Identity-Struktur

• Netzwerk-Basics (sofern relevant)
  – Zugriffswege auf Microsoft 365
  – mögliche technische Blocker/Einflüsse für Copilot-Performance

Ziel: sicherstellen, dass die technische Basis für eine Copilot-Einführung vorhanden oder klar definierbar ist.

Sicherheit & Zugriffe: MFA, Conditional Access, Rollen & Rechte

Copilot nutzt das Berechtigungsmodell eurer Umgebung. Wenn das unsauber ist, kann Copilot versehentlich Inhalte sichtbar machen, die zwar im System liegen, aber niemand „auf dem Schirm“ hatte.

Wir prüfen u. a.:

• MFA & Conditional Access
  – Ist Mehrfaktor-Authentifizierung sauber umgesetzt?
  – Gibt es sinnvolle Zugriffsregeln (z. B. für Admins, externe Zugriffe)?

• Rollen- & Rechtekonzepte
  – Admin-Rollen: sind sie minimal und sauber vergeben?
  – Überprivilegierte Konten oder „historisch gewachsene“ Rechte?

• Sicherheitsgruppen & Freigabekonzepte
  – Wie werden Berechtigungen technisch vergeben (Gruppen, Rollen, Direktzuweisungen)?
  – Gibt es „jeder darf alles“-Strukturen?

Ziel: Copilot soll nur auf das zugreifen können, was auch heute schon korrekt geschützt ist, nicht auf „vergessene“ sensible Bereiche.

Datenqualität & Datenstruktur: Wie „Copilot fähig“ sind eure Inhalte?

Copilot ist nur so gut wie die Daten, mit denen er arbeitet. Wir schauen daher besonders auf:

• SharePoint-Struktur
  – Sind Sites/Teams logisch aufgebaut?
  – Gibt es klare Ablagen für Projekte, Abteilungen, sensible Bereiche?

• OneDrive & persönliche Ablagen
  – Nutzen Mitarbeitende OneDrive sinnvoll oder dominieren Desktop/Netzlaufwerk?

• Teams & Kanäle
  – sind Teams/Kanäle sinnvoll strukturiert oder gewachsen wie „WhatsApp-Gruppen“?
  – liegen relevante Dateien im richtigen Kontext oder überall verteilt?

• Exchange (E-Mail)
  – E-Mail-Flut vs. strukturierte Zusammenarbeit
  – potenziell sensible Inhalte, die Copilot später heranziehen würde

Wir bewerten, ob eure Umgebung eher klar strukturiert oder eher Datenmüll + Historie ist und was ihr tun solltet, bevor Copilot darauf losgelassen wird.

Compliance & Datenschutz im Copilot-Kontext

Copilot wirft automatisch die Frage auf: „Darf der das?“

Wir identifizieren u. a.:

• sensible Bereiche, die stärker geschützt werden sollten (z. B. HR, Management, Finance, spezielle Kundendaten)

• falsche Freigaben, z. B.:

  • Ordner/Sites mit „Alle Benutzer“ geöffnet

  • externe Freigaben ohne Kontrolle

• verwaiste Daten, die niemand mehr aktiv nutzt, aber immer noch im Zugriff liegen

• Compliance-/Datenschutz-Risiken, z. B. im Hinblick auf Aufbewahrung, Löschung, Zugriffskontrolle

Ziel: Copilot Einsatz ohne böse Überraschungen aus Sicht Datenschutz, Compliance & Revision.

Abgleich mit Microsoft-Best-Practices für Copilot

Wir vergleichen eure Umgebung mit den zentralen Empfehlungen von Microsoft für Copilot Einführungen, z. B.:

• Identity & Access-Basics

• Berechtigungs- und Datenmodell

• Sicherheits- und Compliance Einstellungen

• Governance für Teams/SharePoint/OneDrive

Auf dieser Basis empfehlen wir konkrete Anpassungen, damit ihr nah an den Best Practices, aber trotzdem praxisnah unterwegs seid.

Ablauf in 5 Tagen (Projektplan)

Tag 1 – Kickoff und Zielbild

• Ziele, Erwartungen, Risiken, Rahmen

• Überblick über Tenant, Organisation, geplante Copilot Szenarien

Tag 2 – Technische und Sicherheitsanalyse

• Lizenzen, Tenant, Identity, Netzwerk

• MFA, Conditional Access, Admin-Rollen, Gruppen

Tag 3 – Daten und Berechtigungen

• SharePoint/OneDrive/Teams/Exchange Struktur

• Freigabekonzepte, sensible Bereiche, verwaiste Daten

Tag 4 – Bewertung und Maßnahmenentwurf

• Konsolidierung der Findings

• Priorisierung: Quick Wins vs. strukturelle Themen

• Abgleich mit Microsoft Best Practices

Tag 5 – Ergebnisworkshop und Übergabe

• Vorstellung der Ergebnisse

• Empfehlung, ob/wie Copilot eingeführt werden sollte

• Übergabe von Dokumentation, Maßnahmenkatalog und optionaler Roadmap

Ergebnisse & Deliverables im Detail

Am Ende des Copilot für Microsoft 365 Readiness Checks bekommt ihr:

Vollständiger Tenant-Check

• strukturierte Analyse der bestehenden Microsoft-365-Umgebung

• dokumentierte Risiken, Lücken und Auffälligkeiten

• wo sinnvoll: bereits erste konkrete Optimierungen „on the fly“

Empfehlungskatalog (priorisierte Maßnahmen)

• klare Trennung: Quick Wins (kurzfristig umsetzbar) vs. strukturelle Themen

• konkrete Vorschläge, welche Einstellungen/Strukturen angepasst werden sollten

• Einschätzung, wie kritisch ein Thema für Copilot ist

Dokumentation von Ist-Stand & Zielbild

• verständliche Beschreibung eurer aktuellen Situation

• Soll-Architektur im Kontext Copilot für Microsoft 365

• Grundlage für interne Abstimmung (IT, Management, Datenschutz, Fachbereiche)

Optional: Roadmap für Pilot, Rollout & Schulung

• Vorschlag für Pilotgruppen und erste Einsatzszenarien

• Empfehlungen für Rollout-Schritte (Phasen, Kommunikation)

• Hinweise zu Adoption & Trainings (Endanwender, Key-User, Admins)

Für wen eignet sich der Readiness Check?

Der „Copilot für Microsoft 365 Readiness Check“ eignet sich besonders für:

• Unternehmen, die Copilot intensiv nutzen wollen, aber nicht „blind starten“ möchten

• Organisationen mit sensiblen Daten (z. B. HR, Finance, Kundenprojekte, IP)

• IT-Teams, die eine klare Entscheidungsgrundlage für Management & Datenschutz liefern wollen

• Unternehmen, die bereits wissen: „Unsere M365-Umgebung ist über Jahre gewachsen, bevor Copilot alles sichtbar macht, wollen wir das geordnet haben.“